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오픈 이노베이션 프로젝트에 참여했던 연구파트너들이 예상목표를 뛰어 넘는 중요한 결과에 기여한 사례들을 보면 당시 연구파트너들은 프로젝트의 최종 목표를 충분히 이해하고 있었으며, 그들이 프로젝트에 중요한 영향을 줄 수 있다는 데서 동기부여가 됐기 때문이었다.
■ 프로젝트 킥 오프
리서치 파트너들을 팀원으로서 참여시키는 가장 좋은 사례들 중 하나는 모든 참여 파트너들과 함께 Kick off 미팅을 갖는 것이다. 얼굴을 서로 마주보고 프로젝트를 시작함으로써 당신은 프로젝트의 리더가 될 것이며, 이를 통해 프로젝트의 비전과 전략을 분명히 전달 할 수 있다. 또 파트너들에 기대하는 부분도 빠져서는 안 된다. 파트너들이 거대한 프로젝트에서 그들의 책임과 역할을 이해함으로써 프로젝트의 성공여부가 그들의 결과물에 달렸다는 것을 알게 될 것이며, 이것은 강력한 동기부여가 될 것이다. Kick off를 통해 자연스럽게 생성된 파트너들의 소속감과 서로간의 협력이 프로젝트 진행에 많은 혜택을 줄 것이다.
■ 마일스톤 설정
프로젝트 계획에서 마일스톤이 너무 자주 설정돼 있으면 진척도에 대한 커뮤니케이션이 소극적으로 진행될 수도 있다. 적절한 마일스톤의 설정은 진척도를 확인 할 수 있고, 보다 객관적으로 선택과 집중을 할 수 있다. 또 Kick off 단계에서 마일스톤과 단계별 결과물을 설정할 수 있다. 어떤 경우든지 연구파트너들과 함께 설정하는 것이 중요하다. 그들의 직접적인 참여를 통해 목표를 달성하거나 초과할 수 있을 것이다. 만일 연구참여자들이 사전에 동의할 수 없는 마일스톤을 설정한다면, 비록 그런 상황을 이해하더라도 프로젝트 계약이 중단되거나 연장되기 어려운 경우가 발생할 수 있다. 처음 프로젝트 제안서에 제시된 성공의 기준과 제안요구서의 내용은 항상 유효하다. 이들 기준들은 구체적인 프로젝트 성과물에 대한 기초를 제공하기 때문이다.
적당한 마일스톤 설정 후 진척 관리
빈번한 커뮤니케이션 통해 업무 조율
프로젝트 종료 땐 결과물 정리해 기록
■ 진척관리를 위한 시스템
프로젝트의 진척도 및 다양한 연구계약과 파트너들의 변수를 관리하기 위해서는 전담 인력이 필요할 수 있다. 복수의 과제 관리 뿐만 아니라 특허 조사와 커뮤니케이션 등에는 내용별로 파악과 확인 가능한 도표 등을 이용하면 효율적이다.
■ 커뮤니케이션
빈번한 커뮤니케이션은 모든 진행단계에서 중요하다. 특히 프로젝트가 진행되는 동안에는 더욱 중요한데, 진행과정에는 많은 변수가 나타나는데다 개개의 연구작업들이 독립적일 수도 있지만 전체 프로젝트 내에서 다른 연구파트너들과 관계를 맺고 있기 때문이다. 정기적으로(예를 들면 월간단위) 관리가 이뤄지더라도 연구결과가 예상을 벗어나거나 의사결정이 필요한 부분이 나타날 수 있다. 따라서 파트너들도 커뮤니케이션의 중요성을 알고 있으며, 이를 통해 그들의 진척도 등이 다른 파트너에게 영향을 주거나 다른 파트너들로부터 받게 되는 영향 등을 미리 파악할 수 있다. 또한 팀의 구성원으로서의 소속감도 유지할 수 있다.
■ 마일스톤 목표 달성
참여한 연구 파트너가 프로젝트의 중요한 마일스톤을 달성했다면, 다른 참여자들에게도 알려야 할 것이다. 예를 들면, 파일롯 플랜트 시생산 또는 소비자 테스트 결과들도 해당 될 수 있다. 이는 구성 파트너로서의 대우 일뿐만 아니라, 긍정적인 경쟁 효과를 나타낼 수 있다. 서면으로 해당 파트너에게 축하를 하고, 다른 참여자들에게는 이메일로 전달할 수 있다. 이들 파트너들과의 미팅에서 이러한 성과를 인정해 준다면, 이들의 동기부여를 더욱 끌어 올리게 될 것이다.
■ 프로젝트 종료와 결과정리
오픈이노베이션 프로젝트는 다른 개발프로젝트 등에 비해 장시간이 소요된다. 하지만 모든 프로젝트에는 종료시점이 있으며, 성공적이고 수익이 좋은 결과를 이끌 수도 있다. 오픈이노베이션 프로젝트를 종료할 때에는 연구제안서에서부터 연구계약, 과정별 진척도 등에 대한 결과물을 모두 정리한다. 몇 개월만 지나도 내용들을 기억하는 것이 어렵다는 것을 이미 경험을 통해 알 수 있다. 결과물들을 지적 재산권으로 보호받기 위해서는 정확히 기록해 둘 필요가 있다. 또 보다 나은 결과를 얻을 수 있었던 기회 등도 함께 기록할 수 있다. 이를 통해 참여했던 파트너들은 이 분야에서의 전문성을 인정 받고 새로운 프로젝트에 참여할 수도 있으며, 이러한 결과물과 학습을 통해 다음에 진행할 프로젝트에서 역량과 확신을 가질 수 있다.
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