(1) 정보화- 전자결재·PI는 기본

(1) 정보화- 전자결재·PI는 기본

전자결재 · PI(업무과정 혁신)는 기본

[스피드경영 실행 사례]김진수 CJ(주) 사장은 지난 2006년 말 전략기획실에 전 직원 30여명 규모의 ‘스피드경영추진팀’을 새로 만들었다. ‘2013년 매출 10조원’이라는 비전을 성공적으로 달성하기 위해 스피드경영이 절실하다는 판단에서다. CJ(주) 스피드경영의 핵심은 ‘PI(Process Innovation)’다. 각 프로세스에 대한 명확한 정의와 규정이 스피드경영의 기본이라 판단한 김 사장은 PI가 전 현장에 뿌리내리게 할 것을 제1 과제로 주문했다. 프로세스별로 명확한 정의와 규정이 만들어진다는 것은 결국 ‘표준화’를 의미한다. 표준화를 단행하면 여러 가지 결실을 얻을 수 있다. 프로세스를 객관화하면 관행적으로 해오던 불필요한 업무 과정을 줄일 수 있게 됨으로써 업무 처리 속도와 시간이 빨라진다. 해당 업무 담당자가 바뀌는 과정에서도 인수인계가 효과적으로 이뤄진다. 프로세스 과정도만 보고 바로 업무 흐름을 한눈에 알 수 있게 되는 덕분이다. 이를 위해 2007년 1년간 스피드경영추진팀은 부서별, 담당별로 프로세스 과정도 만들기를 시행했다. 낯선 추가 업무를 맡게 된 해당 부서와 직원들 불만은 꾸준한 교육을 통해 PI의 필요성을 설득시키면서 타개해나갔다. 그 결과 지난 1년 동안 무려 1400장의 프로세스 과정도가 중앙에 모였다. 담당 임원은 과정도를 일일이 검토해 불필요한 내용을 빼고 의미 있는 과정은 덧붙였다. 좀 더 효율적인 프로세스를 구축하기 위해서다. 업무에 대한 명확한 정의 필수 완성된 과정도는 ‘업무 자산 도서실’에 저장된다. 관심있는 직원은 누구라도 해당 프로세스 과정도를 찾아볼 수 있다. 현재 내가 하고 있는 업무가 전 과정 중 어느 과정에 해당하는 업무인지, 내가 하는 업무의 앞부분과 뒷부분을 담당하고 있는 직원은 누구인지를 명확하게 알게 됨으로써 업무에 대한 이해도도 높아지고 협업체제가 훨씬 견고해졌다는 게 내부 평가다. 이뿐인가. 특히 생산라인 관련 프로세스 과정도는 공장 직원들의 실수를 방지하는 데 큰 도움이 됐다. 이를 두고 김기진 스피드경영추진팀장은 “개인 경험에 의거한 자의적 판단이 개입할 여지가 적어질수록 불필요한 고민의 과정이 없어짐으로써 업무 처리 속도가 빨라진다. 프로세스 과정도 확립은 이 부문에 큰 도움이 된다”고 표현했다. 1년간 단련된 덕분에 이제는 직원들이 새로운 작업을 할 때마다 누가 시키지 않아도 스스로 나서서 과정도를 그려낼 정도로 사내 분위기가 바뀌었다. 이처럼 정보화는 스피드경영을 성공적으로 완수하기 위한 좋은 수단이다. 전자결재시스템 구축을 통해 인터넷 결재가 현실화되면 결재 단계는 물론 결재에 걸리는 시간을 획기적으로 줄일 수 있는 식이다. 그러나 대부분 기업이 정보화에는 관심을 두지만 정보화 이후의 정보화를 기반으로 한 속도 개선에는 별반 관심을 두지 않는다. 실제로 전사적자원관리(ERP), 비즈니스프로세스관리(BPM) 등 업무 속도 개선을 위한 각종 정보화 솔루션을 구축해놓고도 제대로 활용하지 않는 기업이 부지기수다. 정진학 유진레미콘 사장도 스피드경영에서 둘째가라면 서러워할 인물이다. 정 사장은 유진레미콘 사장 취임 후 가장 먼저 전자결재시스템을 도입했다. 모든 결재는 당일 해결이 원칙. 사장이 결재 과정을 꼼꼼히 살펴 결재 시간이 길었던 임원을 일일이 지적하니 담당자들이 결재서류가 도착하자마자 거의 실시간으로 결재하는 게 습관이 됐다. 수시채용 문화도 확 바꿨다. 서류 검토 후 적합한 인물이 있으면 사장·임원·담당부서장이 한자리에 모여 같이 면접을 본다. 오전 면접, 오후 채용이 원칙. 덕분에 유진레미콘은 구직자들 사이에 ‘매우 빠른 기업’으로 정평이 나 있다. [특별취재팀 = 김소연(팀장) / 정광재 기자 / 김경민 기자 / 김충일 기자] [본 기사는 매경이코노미 제1450호(08.04.09일자)에 게재된 기사입니다]